Politique de confidentialité

Everloop BV (« nous », « notre » ou « nos ») exploite Calandra, une plateforme logicielle en tant que service (SaaS) qui aide les entreprises de beauté, notamment les salons et les écoles de beauté, à gérer leurs réservations, les données de leurs clients et leurs activités quotidiennes (la « Plateforme »). La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, communiquons et protégeons les données à caractère personnel en lien avec la Plateforme, et a été établie conformément au Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel (la « loi belge sur la protection des données »).

Veuillez lire attentivement la présente Politique de confidentialité. Elle a pour objet de vous informer sur la manière dont nous traitons les données à caractère personnel et sur les droits dont vous disposez à cet égard. Lorsque votre consentement est requis pour un traitement spécifique, nous le demanderons séparément et de manière appropriée.

1. Qui sommes-nous

Everloop BV est le responsable du traitement des données à caractère personnel décrites dans la présente Politique de confidentialité, sauf lorsque celle-ci indique qu'un Salon (par exemple un salon ou une école utilisant la Plateforme) est le responsable du traitement.

Nom de l'entreprise : Everloop BV, société à responsabilité limitée de droit belge, agissant sous le nom commercial Calandra
Siège social : Hofstraat 22H, 3530 Houthalen-Helchteren, Belgique
Numéro d'entreprise (BCE) : KBO/BCE 1043.283.597
Numéro de TVA : BE1043283597
E-mail : info@everloop.be
Téléphone : +32 497 77 85 23
Contact vie privée : Questions relatives à la vie privée et demandes concernant les données à caractère personnel : info@everloop.be

2. Champ d'application de la présente politique et notre rôle de responsable du traitement ou de sous-traitant

La Plateforme est utilisée par des entreprises, telles que des salons et des écoles de beauté (les « Salons »), par leurs collaborateurs et par les personnes qui réservent ou reçoivent des services auprès de ces entreprises (les « Clients finaux »).

Notre rôle au regard de la législation sur la protection des données dépend du type de données à caractère personnel et de la finalité pour laquelle elles sont traitées. Selon le traitement, Everloop BV peut agir en tant que responsable du traitement ou en tant que sous-traitant pour le compte d'un Salon.

Données du compte Calandra central

Lorsqu'un Client final crée un compte Calandra pouvant être utilisé pour communiquer avec un ou plusieurs Salons ou prendre rendez-vous auprès d'eux via la Plateforme, Everloop BV agit en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel nécessaires pour créer, sécuriser et gérer ce compte central.

Il s'agit notamment :

du prénom et du nom ;
de l'adresse e-mail ;
du numéro de téléphone ;
de la date de naissance ;
du mot de passe et des données d'authentification ;
des paramètres du compte ;
des données techniques et de sécurité relatives au compte ; et
des données administratives limitées nécessaires au fonctionnement du compte au sein de la Plateforme.

Nous traitons ces données exclusivement à des fins liées au fonctionnement, à la sécurisation et à la gestion du compte Calandra central et aux autres finalités expressément décrites dans la présente Politique de confidentialité.

Données des Salons et de leurs collaborateurs

Everloop BV agit en tant que responsable du traitement pour les données de compte, contractuelles, de facturation et administratives des Salons.

Lorsqu'un Salon invite un collaborateur à utiliser la Plateforme, Everloop BV agit également en tant que responsable du traitement pour les données de compte et d'accès nécessaires pour donner à ce collaborateur l'accès à la Plateforme, sécuriser le compte et fournir une assistance.

Le Salon reste responsable de déterminer quels collaborateurs peuvent accéder à son environnement et de quels droits d'accès ils disposent au sein de celui-ci.

Données de salon et de traitement des Clients finaux

Pour les données à caractère personnel qu'un Salon collecte ou traite dans le cadre de ses propres services à un Client final, le Salon concerné est le responsable du traitement.

Cela comprend notamment :

les rendez-vous et réservations auprès de ce Salon ;
les traitements ou services choisis ;
l'historique des rendez-vous auprès de ce Salon ;
les notes relatives au client ;
les préférences portant spécifiquement sur les services de ce Salon ;
les photos, documents ou autres contenus que le Salon ajoute à un dossier client ; et
les données relatives aux allergies, à la santé ou d'autres données à caractère personnel particulières enregistrées en lien avec un traitement.

Pour ces données, Calandra agit exclusivement en tant que sous-traitant pour le compte du Salon concerné et traite ces données exclusivement conformément à ses instructions documentées, à notre contrat de sous-traitance et à l'article 28 du RGPD.

Pour ce traitement, le Salon est notamment responsable de déterminer la finalité du traitement, la base juridique applicable, tout consentement requis, les durées de conservation, l'accès par les collaborateurs et les informations à fournir aux Clients finaux.

Calandra n'utilise pas ces données à des fins propres de marketing, de profilage ou à d'autres fins commerciales autonomes.

Une exception est le marquage de non-présentation qu'un Salon enregistre pour un rendez-vous : nous l'utilisons également nous-mêmes, exclusivement comme décrit sous « Modifications tardives et non-présentations » ci-dessous.

Réservations via la Plateforme

Lorsqu'un Client final réserve un rendez-vous auprès d'un Salon via Calandra, Calandra traite les données nécessaires pour rendre la réservation techniquement possible.

Dans la mesure où les données de réservation se rapportent aux services du Salon concerné, ce Salon détermine la finalité de ce traitement et Calandra agit en tant que sous-traitant.

Dans la mesure où des données limitées sont nécessaires pour gérer le compte Calandra central, sécuriser la Plateforme ou fournir au Client final des fonctionnalités communes à l'ensemble du compte, Everloop BV peut elle-même agir en tant que responsable du traitement pour ce traitement spécifique.

Modifications tardives et non-présentations

Les Clients finaux peuvent modifier ou annuler eux-mêmes un rendez-vous via la Plateforme, conformément aux règles de l'article 8.3 des Conditions générales. À cette occasion, Everloop BV enregistre les cas où un Client final modifie ou annule un rendez-vous en ligne 48 heures ou moins avant son début (une « modification tardive ») et ceux où un Salon marque un rendez-vous de ce Client final comme non-présentation. En cas de répétition, comptabilisée pour l'ensemble des Salons, la possibilité de réserver en ligne via Calandra peut être temporairement restreinte (articles 8.4 et 21.3 des Conditions générales et Section 16 ci-dessous).

Pour cet enregistrement, le comptage pour l'ensemble des Salons, l'affichage du résultat aux Salons et la restriction qui peut en découler, Everloop BV agit elle-même en tant que responsable du traitement. Cela vaut également pour le marquage de non-présentation : le Salon l'enregistre dans son propre environnement, pour lequel il reste responsable du traitement, et Everloop BV utilise en outre ce marquage exclusivement pour la finalité décrite dans la présente Politique de confidentialité. Une non-présentation dont le Salon annule le marquage ne compte plus.

En vigueur à partir du 9 octobre 2026. En outre, Everloop BV indique à un Salon auprès duquel un Client final a un rendez-vous à venir combien de non-présentations de ce Client final auprès d'autres Salons au cours des 12 derniers mois sont prises en compte (article 13.1 des Conditions générales et Section 7 ci-dessous). Everloop BV agit également elle-même en tant que responsable du traitement pour la détermination et l'affichage de ce nombre.

Paiements et acomptes

Lorsqu'un paiement ou un acompte est effectué via la Plateforme, nous ne traitons que les données nécessaires pour initier techniquement le paiement, le rattacher administrativement à la réservation concernée et contribuer à prévenir la fraude ou les abus.

Le traitement effectué par notre prestataire de services de paiement Mollie lui-même est décrit plus en détail à la Section 7.

Calandra ne stocke pas les données complètes des cartes sur ses propres serveurs.

Site web et démo

Everloop BV agit en tant que responsable du traitement pour les données à caractère personnel et les données techniques traitées via notre site web public.

Everloop BV est également responsable du traitement des données à caractère personnel qui nous sont communiquées directement lors d'une demande de démo et des données techniques et administratives limitées nécessaires pour mettre cette démo à disposition.

Aucune extension de notre rôle de sous-traitant

Lorsque Calandra traite des données à caractère personnel pour le compte d'un Salon, Calandra ne détermine pas de manière autonome l'usage que le Salon fait de ces données.

Si nous souhaitions à l'avenir traiter, pour une finalité propre et distincte, des données pour lesquelles nous agissons initialement en tant que sous-traitant, nous évaluerons au préalable le rôle au regard de la protection des données et la base juridique applicables et, le cas échéant, informerons les personnes concernées ou obtiendrons un consentement distinct.

3. Données à caractère personnel que nous collectons

Nous collectons les catégories de données à caractère personnel suivantes :

Données de compte : prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, date de naissance, mot de passe (stocké sous forme hachée) et, le cas échéant, fonction et données d'entreprise. Le genre peut être indiqué de manière facultative et n'est pas requis pour créer ou utiliser un compte.

Données obligatoires et facultatives

Le prénom, le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et la date de naissance sont obligatoires pour créer un compte Calandra. Sans ces données, aucun compte ne peut être créé.

Le prénom, le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone sont nécessaires pour identifier et gérer votre compte et pour permettre les communications relatives à la Plateforme, aux rendez-vous et aux services.

La date de naissance est requise pour pouvoir déterminer votre âge. Cela permet aux Salons d'appliquer des conditions d'âge aux services pour lesquels ils fixent un âge minimum, notamment certains traitements de maquillage permanent ou semi-permanent et d'autres services qu'ils proposent exclusivement aux adultes. La date de naissance peut en outre être utilisée pour des fonctionnalités liées aux anniversaires, comme un avantage d'anniversaire proposé par un Salon.

Le genre est facultatif. Le fait de ne pas indiquer votre genre n'a aucune incidence sur votre possibilité de créer un compte ou d'utiliser la Plateforme.

Pour demander une démo, seuls vos prénom, nom et adresse e-mail sont obligatoires. Ces données sont nécessaires pour traiter votre demande de démo et vous envoyer le lien personnel vers la démo. Sans ces données, nous ne pouvons pas fournir la démo demandée.

Les autres données pouvant être fournies de manière facultative lors d'une demande de démo, comme le nom de votre salon, ne sont pas requises pour recevoir ou utiliser la démo.

Données de facturation : adresse de facturation, numéro de TVA et données de paiement. Les données de paiement par carte sont traitées directement par notre prestataire de paiement et ne sont pas stockées sur nos propres serveurs.

Données clients saisies par les Salons : noms, coordonnées, historique des rendez-vous et réservations, préférences de services et toute note qu'un Salon choisit d'enregistrer, ce qui peut inclure des informations sur les allergies, l'état de la peau ou des cheveux, ou d'autres informations relatives à la santé pertinentes pour les services de beauté fournis (voir la Section 4 ci-dessous sur les catégories particulières de données à caractère personnel). Lorsqu'un Salon invite un collaborateur à utiliser la Plateforme, nous recevons les données à caractère personnel que le Salon communique pour permettre cette invitation, telles que l'adresse e-mail professionnelle et, selon les données que le Salon saisit, le nom ou la fonction du collaborateur. La source de ces données est dans ce cas le Salon qui vous a invité. Nous utilisons ces données pour envoyer l'invitation, rattacher le compte utilisateur au bon Salon et permettre un accès autorisé à la Plateforme. Lorsque vous activez votre compte, nous pouvons vous demander directement des données à caractère personnel supplémentaires, comme décrit dans la présente Politique de confidentialité. Lors de l'invitation, nous vous informons du traitement de vos données à caractère personnel et mettons la présente Politique de confidentialité à votre disposition.

Données d'utilisation et données techniques : lorsque vous utilisez la Plateforme ou notre site web, des données techniques nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et au diagnostic de nos services peuvent être traitées, telles que l'adresse IP, le type d'appareil et de navigateur, le User-Agent, la date et l'heure des requêtes, les routes ou pages demandées, les messages d'erreur et d'autres journaux de serveur ou d'application. Cette journalisation technique est distincte de Vercel Speed Insights et n'est pas utilisée pour le suivi publicitaire.

Cookies et technologies similaires : comme décrit à la Section 15 ci-dessous et, de manière complète, dans notre Politique en matière de cookies.

Communications : données issues de la correspondance lorsque vous contactez notre équipe d'assistance ou communiquez avec nous d'une autre manière.

Modifications tardives et non-présentations : pour chaque modification ou annulation tardive en ligne et chaque non-présentation, le type d'événement (annulation tardive, déplacement tardif ou non-présentation), le moment où il a eu lieu et a été enregistré, le rendez-vous concerné et le Salon concerné, ainsi que, le cas échéant, le moment où nous avons levé une restriction de manière anticipée. L'existence d'une restriction et sa date de fin ne sont pas enregistrées séparément mais calculées à chaque fois à partir de ces données. Lorsque notre équipe de support traite une contestation, nous enregistrons la décision (la suppression d'un événement ou la levée d'une restriction), qui l'a prise, quand, et le motif indiqué.

En vigueur à partir du 9 octobre 2026. Pour le nombre de non-présentations auprès d'autres Salons (Section 7), nous utilisons en outre l'information indiquant si vous avez vous-même réservé en ligne via Calandra le rendez-vous concerné et si vous avez un rendez-vous à venir auprès d'un Salon, et nous enregistrons le moment où nous vous avons informé par e-mail qu'une non-présentation compte dans ce nombre.

Demandes de démo : vos prénom et nom, votre adresse e-mail, le nom de votre salon si vous l'indiquez, la langue dans laquelle vous consultiez notre site web, ainsi que la date et l'heure auxquelles vous avez accepté nos Conditions générales. Lorsque vous utilisez la démo, nous enregistrons également le moment où votre lien de démo personnel a été ouvert et le moment où vous avez accepté les règles de la démo, rattachés à un code aléatoire propre à ce lien. La démo elle-même ne demande ni votre nom ni votre adresse e-mail, et ce que vous y saisissez reste dans votre propre navigateur. Pour protéger le formulaire de demande contre les abus automatisés, Cloudflare Turnstile vérifie votre navigateur lors de l'envoi ; votre adresse IP et des données techniques sur votre navigateur sont alors traitées.

4. Catégories particulières de données à caractère personnel (informations relatives à la santé et aux allergies)

Les Salons, en tant que responsables du traitement de ces informations, sont tenus d'établir à la fois une base juridique valable au titre de l'article 6 du RGPD et une exception applicable au titre de l'article 9, paragraphe 2, du RGPD avant que des données à caractère personnel relatives à la santé ne soient traitées.

Pour les informations relatives à la santé enregistrées de manière facultative dans le cadre de traitements esthétiques ou cosmétiques, l'exception applicable au titre de l'article 9, paragraphe 2, sera dans de nombreux cas le consentement explicite du Client final conformément à l'article 9, paragraphe 2, point a), du RGPD. Le Salon doit en outre déterminer séparément quelle base juridique au titre de l'article 6 du RGPD s'applique à ce traitement.

L'exception de l'article 9, paragraphe 2, point h), relative aux services de santé et de soins ne s'applique pas d'office aux entreprises de beauté. Les Salons ne peuvent invoquer cette exception que lorsque toutes ses conditions légales sont effectivement remplies.

Lorsque le consentement explicite est utilisé, il doit être donné de manière libre, spécifique, éclairée et univoque au moyen d'un acte positif clair, séparément des autres conditions lorsque cela est approprié, et il doit pouvoir être retiré aussi facilement qu'il a été donné.

Calandra n'oblige pas les Salons à collecter ces données, et celles-ci ne sont saisies que lorsqu'un Salon choisit de les enregistrer dans un but légitime lié à la sécurité du traitement.

Calandra traite ces données uniquement selon les instructions du Salon, applique des contrôles d'accès fondés sur les rôles afin que seul le personnel autorisé du Salon concerné puisse les consulter, les chiffre lors de leur transmission et de leur stockage, et ne les utilise à aucune autre fin que la fourniture de la Plateforme.

Nous recommandons aux Salons de n'enregistrer que le minimum d'informations relatives à la santé nécessaires à la sécurité du client, et d'informer les Clients finaux de l'usage qui sera fait de ces informations avant leur collecte.

Exigence belge. L'article 9 de la loi belge du 30 juillet 2018 ajoute trois obligations chaque fois que des données de santé sont traitées : les catégories de personnes qui y ont accès doivent être désignées avec une description précise de leur fonction, une liste de ces catégories doit être tenue à la disposition de l'autorité de contrôle, et ces personnes doivent être tenues au respect de la confidentialité par une obligation légale, statutaire ou une disposition contractuelle équivalente. La Plateforme y contribue au moyen de droits individuels qui déterminent précisément qui peut ouvrir quels dossiers ; le Salon reste responsable de la désignation des catégories et de la tenue de la liste.

5. Comment et pourquoi nous utilisons les données à caractère personnel

Nous utilisons les données à caractère personnel aux fins suivantes :

Créer et gérer des comptes et fournir la Plateforme
Traiter les réservations, rendez-vous et paiements
Fournir une assistance à la clientèle et répondre aux questions
Envoyer des communications liées au service, telles que des mises à jour des présentes conditions ou de la Plateforme
Envoyer des communications marketing lorsque vous y avez consenti, ce que vous pouvez retirer à tout moment
Garantir la sécurité, l'intégrité et les performances de la Plateforme
Respecter les obligations légales, fiscales et comptables
Détecter, examiner et prévenir la fraude ou l'utilisation abusive de la Plateforme
Appliquer les règles relatives à la modification et à l'annulation en ligne des rendez-vous, comptabiliser les modifications tardives et les non-présentations pour l'ensemble des Salons et, en cas de répétition, restreindre temporairement la réservation en ligne via Calandra, afin que les créneaux disponibles restent équitablement répartis et que le temps des Salons ne soit pas perdu de manière répétée
Indiquer, à partir du 9 octobre 2026, à un Salon auprès duquel vous avez un rendez-vous à venir combien de non-présentations enregistrées à votre nom auprès d'autres Salons au cours des 12 derniers mois sont prises en compte, afin que ce Salon puisse planifier ses propres rendez-vous avec vous, par exemple en appliquant ses propres conditions d'acompte
Vous envoyer une démo demandée, assurer le suivi de votre demande et garder trace de votre acceptation de nos Conditions générales et des règles de la démo

Nous n'utilisons pas les données à caractère personnel que nous recevons exclusivement en tant que sous-traitant pour le compte d'un Salon à des fins propres de marketing direct, de profilage individuel ou à d'autres fins étrangères à la fourniture de la Plateforme à ce Salon. Lorsque nous utilisons des statistiques pour analyser ou améliorer la Plateforme, nous nous efforçons d'utiliser à cet effet des données agrégées ou anonymisées lorsque cela est raisonnablement possible.

6. Base juridique du traitement

Lorsque Calandra agit en tant que responsable du traitement, nous fondons le traitement des données à caractère personnel, selon la finalité, sur les bases juridiques suivantes au titre de l'article 6 du RGPD :

Exécution d'un contrat : lorsque vous concluez un contrat avec Calandra au nom d'un Salon, nous traitons les données à caractère personnel nécessaires à l'exécution de ce contrat, notamment la gestion de l'abonnement, la facturation et la fourniture des services au Salon.
Intérêts légitimes : lorsqu'un Salon invite un collaborateur à utiliser la Plateforme, nous traitons les données de compte et d'utilisation de ce collaborateur sur la base de nos intérêts légitimes et de ceux du Salon à donner aux collaborateurs autorisés l'accès à la Plateforme, à gérer les comptes utilisateurs, à fournir une assistance et à mettre à disposition les services convenus. Nous nous fondons en outre sur des intérêts légitimes pour la sécurisation et l'amélioration de la Plateforme, la prévention et l'examen de la fraude ou des abus et les communications liées au service, dans la mesure où ces intérêts ne sont pas supplantés par les intérêts, droits et libertés de la personne concernée.
Consentement : lorsque nous vous demandons votre consentement pour un traitement spécifique, comme certaines communications marketing ou des cookies non essentiels, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
Obligation légale : lorsque le traitement est nécessaire au respect d'obligations fiscales, comptables ou d'autres obligations légales qui nous incombent.
Mesures précontractuelles : lorsque vous demandez vous-même une démo, nous traitons les données nécessaires pour traiter votre demande et mettre la démo demandée à disposition sur la base de l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. Le suivi de votre demande et l'enregistrement de l'acceptation des règles applicables à la démo peuvent en outre être fondés sur notre intérêt légitime à gérer votre demande et à protéger la démo contre les abus.
Modifications en ligne, modifications tardives et non-présentations : le traitement d'une modification ou d'une annulation en ligne d'un rendez-vous, y compris l'avertissement et votre confirmation de celui-ci, est nécessaire à l'exécution des Conditions générales que vous avez conclues avec Everloop BV en tant que Client final (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD). Nous fondons l'enregistrement des modifications tardives et des non-présentations et leur comptage pour l'ensemble des Salons, l'affichage aux Salons de ce nombre (avant le 9 octobre 2026) et de la date de fin d'une restriction en cours, ainsi que la restriction temporaire de la réservation en ligne sur notre intérêt légitime et celui des Salons (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD) : maintenir une répartition équitable des créneaux disponibles et éviter que le temps que les Salons réservent aux rendez-vous soit perdu de manière répétée.
Nombre de non-présentations auprès d'autres Salons : à partir du 9 octobre 2026, nous indiquons à un Salon auprès duquel vous avez un rendez-vous à venir combien de non-présentations enregistrées à votre nom auprès d'autres Salons au cours des 12 derniers mois sont prises en compte. Nous fondons ce traitement sur notre intérêt légitime et celui des Salons (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD) : permettre aux Salons de planifier leurs propres rendez-vous avec vous, par exemple en appliquant leurs propres conditions d'acompte, afin que le temps qu'ils réservent aux rendez-vous ne soit pas perdu.

Mise en balance pour les modifications tardives et les non-présentations. Nous avons mis en balance cet intérêt légitime avec vos intérêts, droits et libertés. Nous ne traitons à cette fin que le type d'événement, le moment, le rendez-vous concerné et le Salon concerné, et aucune donnée de traitement, de paiement ou de santé. Les règles sont communiquées à l'avance et, avant chaque modification tardive, vous recevez un avertissement que vous devez confirmer. Dans ce cadre, les Salons ne voient, avant le 9 octobre 2026, qu'un nombre et une date de fin et, à partir de cette date, plus que la date de fin ; ils ne voient jamais auprès de quels autres Salons les événements ont eu lieu. Les conséquences sont temporaires et limitées à la réservation en ligne via Calandra, vous pouvez contester une restriction et les données sont supprimées après 12 mois. Toute personne qui prend un rendez-vous peut raisonnablement s'attendre à ce que des annulations répétées à bref délai ou des absences puissent avoir des conséquences. Nous estimons dès lors que vos intérêts ne prévalent pas sur cet intérêt. Vous pouvez vous y opposer comme décrit à la Section 16.

Mise en balance pour le nombre de non-présentations auprès d'autres Salons. En vigueur à partir du 9 octobre 2026. Nous avons également mis en balance cet intérêt légitime avec vos intérêts, droits et libertés. Un Salon ne voit ce nombre que tant que vous y avez un rendez-vous à venir, et ne voit qu'un nombre : ni auprès de quels Salons, ni à quelles dates, ni pour quelle raison. Les modifications tardives ne comptent pas. Seules comptent les non-présentations à des rendez-vous que vous avez vous-même réservés en ligne via Calandra (via l'environnement de réservation, l'application ou une offre obtenue), et non les rendez-vous qu'un Salon a lui-même planifiés pour vous, par exemple après un contact téléphonique. Seules les non-présentations à partir du 9 octobre 2026 et des 12 derniers mois comptent, et une non-présentation ne compte qu'au plus tôt 24 heures après son enregistrement, afin que le Salon puisse d'abord corriger une erreur. Une non-présentation dont le Salon annule le marquage, ou que notre équipe de support supprime, ne compte plus, pas plus que les non-présentations enregistrées avant que nous ayons levé une restriction. Vous voyez dans votre compte Calandra quelles non-présentations comptent, avec le Salon et la date, vous recevez un e-mail lorsqu'une non-présentation commence à compter, et vous pouvez contester chaque non-présentation individuellement auprès du Salon concerné ou de notre équipe de support. Les Salons ne peuvent utiliser ce nombre que pour planifier leurs propres rendez-vous avec vous, par exemple en appliquant leurs propres conditions d'acompte, et ne peuvent ni le reprendre dans leur propre fichier clients ni le communiquer à des tiers. Ce nombre ne constitue ni une restriction ni une décision automatisée vous concernant : il n'a aucune incidence sur votre possibilité de réserver en ligne (Section 16). Nous estimons dès lors que vos intérêts ne prévalent pas sur cet intérêt. Vous pouvez vous y opposer comme décrit à la Section 16.

Lorsque des catégories particulières de données à caractère personnel sont traitées comme décrit à la Section 4, le Salon, en tant que responsable du traitement, détermine à la fois la base juridique applicable au titre de l'article 6 du RGPD et l'exception applicable au titre de l'article 9, paragraphe 2, du RGPD. Calandra traite ces données en tant que sous-traitant exclusivement sur instructions documentées du Salon.

7. Partage des données à caractère personnel

Nous ne vendons pas de données à caractère personnel.

Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des prestataires de services et d'autres destinataires lorsque cela est nécessaire pour fournir la Plateforme, traiter les paiements, respecter nos obligations légales ou exercer nos activités commerciales légitimes.

Sous-traitants et sous-traitants ultérieurs

Pour certains services techniques, nous faisons appel à des parties qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte. Lorsqu'une partie agit en tant que sous-traitant ou sous-traitant ultérieur, elle est contractuellement tenue à des obligations appropriées en matière de protection des données conformément à l'article 28 du RGPD.

Nous faisons actuellement appel aux sous-traitants ultérieurs suivants :

Supabase pour l'hébergement de la base de données et du stockage de fichiers, avec des données hébergées dans l'Union européenne (AWS eu-west-1, Irlande).
Amazon Web Services pour l'infrastructure sous-jacente, avec des données hébergées dans l'Union européenne (eu-west-1, Irlande).
Hetzner pour l'hébergement des serveurs applicatifs de la Plateforme (l'API, les sessions et les journaux serveur), avec des données hébergées dans l'Union européenne (Hetzner Online GmbH).
Vercel pour l'hébergement de ce site, de l'application web de la Plateforme et de la démo, y compris leurs journaux serveur, avec des données hébergées dans l'Union européenne (Francfort, Allemagne, fra1).
Cloudflare pour l'acheminement sécurisé du trafic vers les serveurs de la Plateforme et la vérification anti-robots (Turnstile) du formulaire de demande de démo, avec des données hébergées sur le réseau mondial de Cloudflare (Cloudflare, Inc., États-Unis ; transferts couverts par le cadre de protection des données UE–États-Unis et les clauses contractuelles types).
Resend pour l'envoi d'e-mails transactionnels, comme les liens de démo et d'autres messages liés au service, avec des données hébergées dans l'Union européenne (eu-west-1, Irlande).
Google Workspace pour l'envoi des e-mails de service de la Plateforme, comme les confirmations de réservation, les réinitialisations de mot de passe et les invitations du personnel, avec des données hébergées par Google Ireland Limited, qui peut également les traiter en dehors de l'Union européenne (transferts couverts par le cadre de protection des données UE–États-Unis et les clauses contractuelles types).
GatewayAPI pour l'envoi des SMS qui vérifient votre numéro de téléphone, avec des données hébergées dans l'Union européenne (Danemark).
Mollie pour le traitement des paiements en ligne et des acomptes, lorsqu'ils sont proposés (pour ses propres services de paiement, Mollie agit en tant que responsable du traitement distinct, voir ci-dessous), avec des données hébergées dans l'Union européenne (Mollie B.V., Pays-Bas).

Prestataires de services de paiement

Lorsqu'un paiement en ligne ou un acompte est proposé via la Plateforme, ce paiement est traité par Mollie B.V., établie aux Pays-Bas. Lors d'un tel paiement, des données à caractère personnel et des données de paiement peuvent être transmises à Mollie aux fins de l'exécution et de la sécurisation du paiement.

Lorsque Mollie traite des données de paiement dans le cadre de ses services de paiement, Mollie agit en principe en tant que responsable du traitement distinct pour ce traitement. Mollie détermine notamment quelles données sont nécessaires à l'exécution des opérations de paiement et traite en outre des données à des fins telles que la prévention de la fraude et le respect d'obligations financières et légales, conformément à ses propres conditions de confidentialité.

Si notre prestataire de services de paiement change, nous adapterons la présente Politique de confidentialité avant ou au moment où des données à caractère personnel sont traitées par le nouveau prestataire.

Autres destinataires

Les données à caractère personnel peuvent en outre, si nécessaire, être partagées avec :

le personnel autorisé du Salon concerné, conformément aux droits d'accès configurés au sein du compte ;
avant le 9 octobre 2026, les Salons qui vous connaissent en tant que client ou auprès desquels vous avez un rendez-vous : le nombre total de modifications tardives et de non-présentations des 90 derniers jours pour l'ensemble des Salons et, le cas échéant, la date de fin d'une restriction en cours de la réservation en ligne, sans indication des autres Salons auprès desquels ces événements ont eu lieu ;
à partir du 9 octobre 2026, les Salons qui vous connaissent en tant que client ou auprès desquels vous avez un rendez-vous : le cas échéant, la date de fin d'une restriction en cours de la réservation en ligne (la date, sans l'heure), mais plus le nombre total de modifications tardives et de non-présentations ;
à partir du 9 octobre 2026, un Salon auprès duquel vous avez un rendez-vous à venir : le nombre de non-présentations enregistrées à votre nom auprès d'autres Salons au cours des 12 derniers mois qui sont prises en compte conformément aux articles 8.4, 13.1 et 21.3 des Conditions générales, sans indication des Salons, des dates ni des raisons, et sans les modifications tardives. Le Salon ne peut utiliser ce nombre que pour planifier ses propres rendez-vous avec vous ;
des conseillers professionnels, tels que des avocats, comptables, auditeurs et assureurs, lorsque cela est nécessaire à leurs services ;
les autorités publiques, juridictions ou autorités de contrôle compétentes lorsque nous sommes légalement tenus de communiquer des données ou lorsque cela est nécessaire dans le cadre d'une procédure judiciaire valable ;
une entité acquéreuse ou successeur dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition, d'une restructuration ou d'une cession d'actifs, moyennant des garanties appropriées en matière de confidentialité et de protection des données.

Lorsque nous faisons appel à un nouveau sous-traitant ou sous-traitant ultérieur pour des données à caractère personnel que nous traitons pour le compte d'un Salon, nous suivons la procédure de notification et d'opposition prévue dans notre contrat de sous-traitance avec ce Salon.

8. Transferts internationaux de données

Les données à caractère personnel de la Plateforme sont stockées dans l'Union européenne : la base de données et les fichiers en Irlande (AWS eu-west-1), les serveurs applicatifs de la Plateforme chez Hetzner, et l'hébergement et les journaux serveur du site, de la Plateforme et de la démo à Francfort, en Allemagne (Vercel). Certains de nos prestataires de services sont établis en dehors de l'Espace économique européen, ou peuvent accéder aux données depuis l'extérieur de l'EEE à des fins d'assistance et de maintenance, ce qui constitue également un transfert, même lorsque les données elles-mêmes restent dans l'Union européenne. Dans ce cas, le transfert est couvert par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/914), accompagnées de mesures techniques supplémentaires telles que le chiffrement et le contrôle d'accès, ainsi que d'une analyse d'impact du transfert. Lorsqu'un prestataire de services est certifié dans le cadre d'une décision d'adéquation de la Commission européenne, nous nous fondons sur cette décision, et nous maintenons les clauses contractuelles types en tant que solution de repli afin qu'un transfert ne devienne pas illicite si une décision d'adéquation est annulée. Vous pouvez obtenir une copie des garanties en nous contactant.

Nous nous efforçons de maintenir notre infrastructure de base et le stockage des données à caractère personnel autant que possible au sein de l'Union européenne et, dans la mesure du possible, exclusivement auprès de prestataires européens assurant un traitement des données en Europe. Lors de la sélection et du remplacement de prestataires d'infrastructure et de services, nous privilégions donc des solutions européennes permettant de stocker et de traiter les données à caractère personnel au sein de l'UE.

Il s'agit d'un objectif permanent en matière d'infrastructure, qui ne signifie pas que chaque prestataire traite actuellement les données exclusivement au sein de l'UE. Certains prestataires peuvent être établis en dehors de l'Espace économique européen ou avoir accès à des données à caractère personnel depuis un pays tiers, par exemple à des fins d'assistance, de sécurité, de prévention de la fraude ou d'obligations légales. Lorsqu'un tel transfert international a lieu, nous appliquons les garanties décrites dans la présente Section.

9. Conservation des données

Nous ne conservons pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Sauf indication d'une autre durée ci-dessous, pour les données à caractère personnel qui ne sont soumises à aucune durée de conservation légale ou technique spécifique, nous appliquons une durée de conservation maximale de 24 mois après que les données ne sont plus nécessaires à la fourniture active des services.

Données de compte : les données de compte sont conservées aussi longtemps que le compte concerné ou le contrat avec Calandra est actif. Après la clôture du compte ou la fin du contrat, nous conservons ces données pendant 24 mois au maximum. Elles sont ensuite supprimées ou anonymisées, sauf si une conservation prolongée est nécessaire pour respecter une obligation légale ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Données de facturation, de paiement et comptables : les données à caractère personnel faisant partie de notre comptabilité légalement obligatoire sont conservées pendant la durée de conservation légale applicable. Pour les documents comptables et fiscaux belges, cette durée peut atteindre 10 ans. Les données qui ne sont pas soumises à cette obligation légale de conservation sont conservées 24 mois au maximum après qu'elles ne sont plus nécessaires pour le paiement ou le service concerné.

Données des Clients finaux : lorsque nous traitons des données à caractère personnel exclusivement en tant que sous-traitant pour le compte d'un Salon, c'est le Salon qui détermine la durée de conservation applicable. Nous conservons ces données conformément à ses instructions documentées et à notre contrat de sous-traitance. À la fin des services, les données sont supprimées ou restituées conformément à ce contrat, à l'exception des données que nous sommes légalement tenus de conserver.

Pour les données à caractère personnel d'un Client final pour lesquelles Calandra agit elle-même en tant que responsable du traitement, une durée de conservation maximale de 24 mois s'applique après la clôture du compte concerné ou lorsque les données ne sont plus nécessaires pour une autre raison.

Modifications tardives et non-présentations : chaque modification tardive ou non-présentation enregistrée est conservée jusqu'à 12 mois après le moment où elle a eu lieu, puis supprimée. Seuls les 90 derniers jours sont pertinents pour le comptage ; la durée plus longue est nécessaire pour appliquer correctement une restriction de 90 jours au maximum et pour pouvoir traiter une contestation. Une non-présentation dont le Salon annule le marquage est supprimée immédiatement. Si le rendez-vous concerné ou votre compte est supprimé plus tôt, les événements correspondants sont supprimés en même temps. Le moment où nous avons levé une restriction de manière anticipée est conservé avec vos données de compte, car il détermine quels événements comptent encore. L'enregistrement d'une décision de notre équipe de support sur une contestation est, comme les événements, conservé jusqu'à 12 mois après la décision, puis supprimé.

En vigueur à partir du 9 octobre 2026. Cette durée de conservation de 12 mois reste inchangée et est également utilisée pour le nombre de non-présentations auprès d'autres Salons (Section 7) : outre le comptage pour une restriction, pour lequel seuls les 90 derniers jours sont pertinents, une non-présentation compte dans ce nombre jusqu'à 12 mois après le moment où elle a eu lieu. Le moment où nous vous avons informé par e-mail qu'une non-présentation compte est conservé et supprimé avec cette non-présentation.

Assistance et communications : la correspondance avec notre équipe d'assistance et les autres communications directes avec Calandra sont conservées 24 mois au maximum après le dernier contact pertinent. Elles sont ensuite supprimées, sauf si une conservation prolongée est nécessaire en raison d'un litige en cours, d'une obligation légale ou d'un autre fondement juridique valable.

Données marketing : les données à caractère personnel que nous utilisons à des fins de marketing direct sont conservées 24 mois au maximum après votre dernière interaction pertinente avec Calandra, sauf si vous vous y opposez, retirez votre consentement ou demandez leur effacement plus tôt. Si vous vous opposez au marketing direct, nous pouvons conserver des données limitées afin de garantir que votre opposition soit respectée à l'avenir.

Demandes de démo : les données à caractère personnel liées à une demande de démo sont conservées 12 mois au maximum après la demande, puis supprimées. Les enregistrements indiquant quand un lien de démo personnel a été ouvert et quand les règles applicables à la démo ont été acceptées sont également conservés 12 mois au maximum.

Journaux techniques d'exécution : nous n'exportons actuellement pas nos journaux d'exécution Vercel vers un système propre en vue d'un stockage de longue durée. Ces journaux sont supprimés automatiquement conformément à la durée de conservation appliquée par Vercel pour l'abonnement utilisé et ne sont en aucun cas stockés par Calandra en tant que journaux permanents.

Lorsque des données à caractère personnel ne sont plus nécessaires à la finalité pour laquelle elles ont été traitées et qu'il n'existe aucun autre motif valable de les conserver, nous les supprimons ou les anonymisons de manière sécurisée.

10. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre l'accès non autorisé, la perte, l'utilisation abusive ou la modification, notamment le chiffrement lors de la transmission et du stockage, des contrôles d'accès fondés sur le principe du moindre privilège, des obligations de confidentialité pour le personnel et une évaluation régulière de nos pratiques de sécurité. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est totalement sûre et, bien que nous nous engagions à protéger les données à caractère personnel, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

11. Notification des violations de données

Lorsque Calandra agit en tant que responsable du traitement et prend connaissance d'une violation de données à caractère personnel, nous notifierons la violation à l'autorité de contrôle compétente dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins que la violation ne soit pas susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.

Lorsqu'une violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, nous informerons ces personnes dans les meilleurs délais, sauf si une exception prévue par la législation applicable en matière de protection des données s'applique.

Lorsque Calandra agit en tant que sous-traitant pour un Salon, nous informons le Salon concerné dans les meilleurs délais dès que nous prenons connaissance d'une violation de données à caractère personnel que nous traitons pour son compte. Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont nous disposons, nous apportons au Salon une assistance raisonnable dans le respect de ses obligations relatives aux violations de données.

Nous documentons les violations de données à caractère personnel conformément aux exigences légales applicables, y compris les faits concernant la violation, ses effets et les mesures correctives prises.

12. Vos droits en vertu du RGPD

Lorsque le RGPD s'applique au traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez, sous réserve des conditions et exceptions prévues par la législation applicable, des droits suivants :

Accès : obtenir des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel et obtenir une copie des données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet.
Rectification : demander la correction de données à caractère personnel inexactes et, le cas échéant, que des données à caractère personnel incomplètes soient complétées.
Effacement : demander la suppression de vos données à caractère personnel lorsque les conditions légales sont remplies.
Limitation : demander que nous limitions le traitement de vos données à caractère personnel lorsque les conditions légales sont remplies.
Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur des intérêts légitimes. Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
Portabilité des données : lorsque ce droit s'applique, recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et faire transmettre ces données à un autre responsable du traitement.
Retrait du consentement : lorsqu'un traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Cela ne porte pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant le retrait.
Introduction d'une réclamation : introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente, comme décrit plus en détail à la Section 14.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter via les coordonnées figurant à la Section 1.

Nous répondons dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. Lorsque cela est nécessaire compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes, ce délai peut être prolongé de deux mois au maximum conformément au RGPD. Dans ce cas, nous vous informons de la prolongation et de ses motifs dans un délai d'un mois.

Lorsque nous avons des doutes raisonnables quant à votre identité, nous pouvons demander des informations supplémentaires nécessaires pour la confirmer.

Lorsque Calandra traite des données à caractère personnel exclusivement en tant que sous-traitant pour le compte d'un Salon, c'est ce Salon qui est responsable du traitement de votre demande. La Section 13 décrit comment exercer vos droits dans ce cas.

13. Si vous êtes client de l'un de nos Salons

Lorsque vous utilisez Calandra pour réserver un rendez-vous ou recevoir des services d'un salon, d'une école ou d'un autre Salon, Everloop BV comme ce Salon peuvent traiter des données à caractère personnel vous concernant, mais à des fins différentes.

Everloop BV est responsable du traitement des données à caractère personnel limitées nécessaires à votre compte Calandra central, comme décrit à la Section 2.

Le Salon est responsable du traitement des données à caractère personnel relatives à ses propres services à votre égard, telles que les rendez-vous, les traitements, les notes clients, les préférences et les éventuelles informations relatives aux allergies ou à la santé.

Calandra traite ces données de salon et de traitement pour le compte du Salon et exclusivement conformément à ses instructions.

Une exception est l'enregistrement et le comptage des modifications tardives et des non-présentations pour l'ensemble des Salons : Everloop BV en est elle-même responsable du traitement (voir les Sections 2 et 16). Vous adressez vos questions, votre opposition ou une contestation d'une restriction directement à l'équipe de support de Everloop BV à l'adresse info@everloop.be. Vous pouvez également vous adresser au Salon concerné au sujet de l'exactitude d'un marquage de non-présentation.

En vigueur à partir du 9 octobre 2026. Everloop BV est également elle-même responsable du traitement pour le nombre de non-présentations auprès d'autres Salons que voit un Salon auprès duquel vous avez un rendez-vous à venir (Section 7). Dans votre compte Calandra, sur l'environnement de réservation (book.calandra.be), vous voyez quelles non-présentations comptent dans ce nombre, avec le Salon concerné et la date, et vous recevez un e-mail lorsqu'une non-présentation commence à compter dans ce nombre. Vous pouvez contester une non-présentation individuelle auprès du Salon concerné ou de l'équipe de support de Everloop BV à l'adresse info@everloop.be.

Vos droits concernant les données de salon et de traitement

Si vous souhaitez exercer un droit prévu par le RGPD concernant des données dont un Salon est le responsable du traitement, par exemple une note de traitement ou votre historique de rendez-vous auprès de cette entreprise, vous devez en principe adresser votre demande au Salon concerné.

Si vous adressez une telle demande directement à Calandra, nous transmettrons, le cas échéant, la demande au Salon concerné et apporterons une assistance raisonnable conformément à nos obligations de sous-traitant.

Vos droits concernant votre compte Calandra

Pour les données à caractère personnel dont Everloop BV est elle-même responsable du traitement, y compris les données à caractère personnel nécessaires à votre compte Calandra central, vous pouvez exercer vos droits directement auprès de nous via les coordonnées figurant à la Section 1.

L'existence d'un compte Calandra central ne modifie en rien la responsabilité d'un Salon à l'égard des données à caractère personnel que ce Salon collecte et traite pour ses propres services.

14. Autorité de contrôle

Si vous estimez que vos droits en matière de protection des données n'ont pas été respectés, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle. En Belgique, l'autorité compétente est :

Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données
Adresse : Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
E-mail : contact@apd-gba.be
Site web : www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de l'État membre de l'UE dans lequel se trouve votre résidence habituelle ou votre lieu de travail.

15. Cookies et technologies de suivi

Notre site web public n'utilise pas de cookies ni de technologies similaires à des fins de publicité, de profilage comportemental ou de suivi des visiteurs d'un site à l'autre.

Sur calandra.be (y compris www.calandra.be), nous utilisons Vercel Speed Insights pour mesurer les performances techniques du site, mais uniquement après que vous y avez consenti via le message relatif aux cookies. Sans ce consentement, Speed Insights n'est pas chargé. Speed Insights mesure notamment des données techniques de performance, le type de navigateur et d'appareil et la route visitée, mais est conçu de manière à ce que ces données ne soient pas liées à un visiteur individuel ni à son adresse IP. Speed Insights n'est pas utilisé pour suivre des visiteurs individuels. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via le lien Paramètres des cookies en bas du site. La Plateforme (dash.calandra.be), l'environnement de réservation (book.calandra.be) et la démo n'utilisent ni Speed Insights ni aucun autre outil d'analyse. La Plateforme et la démo affichent toutefois le même message relatif aux cookies et partagent votre choix avec le site : le choix est conservé pour le domaine .calandra.be, de sorte qu'un choix fait à un endroit vaut aussi aux autres. Dans la Plateforme, vous pouvez le modifier via Cookie settings dans le menu Settings.

Notre infrastructure d'hébergement traite en outre les données techniques de requête et de serveur nécessaires pour fournir et sécuriser le site et la Plateforme et pour diagnostiquer les problèmes techniques. Ces journaux serveur ne constituent pas un suivi publicitaire et sont distincts de Speed Insights.

Le site web public conserve en outre un cookie contenant votre choix en matière de cookies (partagé avec la Plateforme et la démo), un cookie de session pour retenir la langue choisie, deux éléments dans le stockage du navigateur pour retenir les préférences d'affichage que vous avez choisies et, tant que le site est protégé par un mot de passe, un cookie qui retient pendant 30 jours au maximum que le mot de passe d'accès a été correctement saisi. Ce stockage est nécessaire et ne requiert donc pas de consentement préalable.

La Plateforme, l'environnement de réservation et notre démo sur demo.calandra.be n'utilisent que des cookies ou un stockage similaire strictement nécessaires, par exemple pour garder les utilisateurs connectés, sécuriser les sessions, faire fonctionner votre lien de démo personnel pendant 24 heures et exécuter la démo localement dans votre navigateur.

Le nom, la finalité et la durée de conservation de chaque cookie et de chaque élément de stockage du navigateur figurent dans notre Politique en matière de cookies.

Si nous introduisons à l'avenir d'autres cookies ou technologies similaires nécessitant un consentement en vertu de la législation applicable, nous ne les utiliserons qu'après avoir obtenu un consentement valable. Refuser ou retirer ce consentement est aussi simple que de le donner.

16. Prise de décision automatisée

À l'exception de la restriction temporaire de la réservation en ligne décrite ci-dessous, nous n'utilisons pas de données à caractère personnel pour prendre des décisions produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative de façon similaire, fondées exclusivement sur un traitement automatisé sans intervention humaine.

En vigueur à partir du 9 octobre 2026. Le nombre de non-présentations auprès d'autres Salons que voit un Salon auprès duquel vous avez un rendez-vous à venir (Section 7) ne constitue ni une restriction ni une décision automatisée vous concernant au sens de l'article 22 du RGPD : il n'a aucune incidence sur votre possibilité de réserver en ligne. Le Salon ne peut utiliser ce nombre que pour planifier ses propres rendez-vous avec vous.

Restriction temporaire de la réservation en ligne

Lorsque trois modifications tardives ou non-présentations ou plus sont enregistrées à votre nom sur une période de 90 jours, la Plateforme restreint automatiquement, et sans examen humain préalable, votre possibilité de réserver en ligne via Calandra : pendant 30 jours, ou pendant 90 jours à partir de cinq. Les règles et leurs conséquences figurent aux articles 8.3, 8.4 et 21.3 des Conditions générales. Ces règles s'appliquent aux modifications tardives et non-présentations à partir du 5 octobre 2026 ; les événements antérieurs ne sont pas enregistrés et ne sont jamais pris en compte.

La logique sous-jacente est simple et connue à l'avance : le système compte uniquement le nombre de modifications tardives et de non-présentations enregistrées au cours des 90 derniers jours et le compare à ces seuils fixes. Aucun score n'est calculé et aucune autre donnée n'est utilisée, comme les traitements, les paiements, les notes ou les données de santé. Avant une modification tardive, la Plateforme affiche un avertissement indiquant le nombre d'événements déjà enregistrés.

La restriction est temporaire et porte uniquement sur la réservation en ligne via Calandra : votre compte reste actif, les rendez-vous existants restent valables et peuvent encore être annulés en ligne, et vous pouvez toujours contacter directement les Salons pour prendre rendez-vous. Nous estimons dès lors que la restriction ne vous affecte pas de manière significative au sens de l'article 22 du RGPD. Comme elle a néanmoins des conséquences pour vous, nous offrons en tout état de cause les garanties suivantes, qui s'appliquent également dans la mesure où l'article 22 du RGPD serait malgré tout applicable :

vous recevez un e-mail lorsqu'une restriction prend effet ou est prolongée, indiquant la date à laquelle elle prend fin ;
vous pouvez exprimer votre point de vue et contester la restriction auprès de l'équipe de support de Everloop BV à l'adresse info@everloop.be ;
un membre de cette équipe de support examine alors votre demande sur le fond et peut supprimer une modification tardive ou une non-présentation enregistrée à tort et lever la restriction de manière anticipée, notamment lorsqu'elle repose sur une erreur ou n'est pas raisonnable compte tenu des circonstances ;
vous recevez un e-mail lorsqu'une restriction est levée de manière anticipée ou prend fin plus tôt ; et
un Salon peut annuler un marquage de non-présentation erroné, après quoi une restriction fondée sur celui-ci est automatiquement raccourcie ou levée.

Dans la mesure où la restriction relèverait malgré tout de l'article 22, paragraphe 1, du RGPD, elle repose sur les Conditions générales conclues entre vous et Everloop BV et est nécessaire à leur exécution (article 22, paragraphe 2, point a), du RGPD).

Votre droit d'opposition

L'enregistrement et le comptage des modifications tardives et des non-présentations reposant sur notre intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière auprès de l'équipe de support de Everloop BV à l'adresse info@everloop.be. Nous examinons alors votre opposition individuellement. Nous ne poursuivons le traitement que si nous démontrons des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou si le traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

En vigueur à partir du 9 octobre 2026. Il en va de même pour l'affichage du nombre de non-présentations auprès d'autres Salons à un Salon auprès duquel vous avez un rendez-vous à venir.

17. Vie privée des enfants

La Plateforme peut être utilisée par des mineurs pour réserver des rendez-vous pour des services qu'un Salon propose aux mineurs. Certains services peuvent être soumis à un âge minimum par le Salon concerné. Le Salon est responsable de déterminer et d'appliquer les conditions d'âge applicables à ses services.

La date de naissance peut être utilisée pour déterminer l'âge d'un Client final et pour appliquer de telles conditions d'âge au sein de la Plateforme.

Lorsque des données à caractère personnel d'un mineur sont traitées sur la base du consentement en relation avec un service de la société de l'information proposé directement à un enfant, les règles spécifiques relatives au consentement des mineurs s'appliquent. En Belgique, un mineur peut, à partir de 13 ans, consentir lui-même au traitement de ses données à caractère personnel dans ce cadre. Lorsque le mineur a moins de 13 ans et que le traitement repose sur le consentement, ce consentement doit être donné ou autorisé par le titulaire de la responsabilité parentale, conformément à l'article 8 du RGPD et à la législation belge en matière de protection des données.

Cette règle d'âge ne concerne que les traitements dont la base juridique est le consentement. D'autres bases juridiques et règles légales peuvent s'appliquer à d'autres traitements.

Lorsqu'un Salon traite des données à caractère personnel d'un mineur en tant que responsable du traitement, ce Salon est responsable de déterminer la base juridique applicable et, le cas échéant, d'obtenir un consentement valable ou le consentement d'un parent ou représentant légal.

18. Modifications de la présente Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter des changements dans nos activités de traitement, la Plateforme ou les exigences légales applicables.

Lorsque nous modifions la Politique de confidentialité, nous publions la version mise à jour sur cette page et adaptons la date de dernière modification figurant en haut de celle-ci.

Lorsqu'une modification a une incidence substantielle sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, nous vous en informerons activement lorsque cela est approprié, par exemple via la Plateforme ou par e-mail.

Lorsqu'un traitement nouveau ou modifié requiert votre consentement en vertu de la législation applicable, nous vous demanderons ce consentement séparément. La poursuite de votre utilisation de la Plateforme n'est pas considérée comme un consentement à un traitement pour lequel un consentement valable est requis en vertu du RGPD.

19. Nous contacter

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité ou souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter :

Par e-mail à info@everloop.be
Par téléphone au +32 497 77 85 23
Par courrier à Everloop BV, Hofstraat 22H, 3530 Houthalen-Helchteren, Belgique