Verwerkersovereenkomst

Versie: 1.0

Deze Verwerkersovereenkomst (de "Overeenkomst") wordt gesloten tussen:

het Salon dat Calandra gebruikt (het "Salon" of de "verwerkingsverantwoordelijke"); en
Everloop BV, met maatschappelijke zetel te Hofstraat 22H, 3530 Houthalen-Helchteren, België, ondernemingsnummer KBO/BCE 1043.283.597, btw BE1043283597, die Calandra uitbaat ("Everloop" of de "verwerker").

Deze Overeenkomst geeft uitvoering aan artikel 28, lid 3, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG"). Ze maakt integraal deel uit van de Algemene Voorwaarden (de "Voorwaarden") en wordt door het Salon aanvaard door de Voorwaarden te aanvaarden. Een afzonderlijke ondertekening is niet vereist. Begrippen die in de Voorwaarden zijn gedefinieerd (zoals Platform, Salon, Eindklant en Klantgegevens) hebben hier dezelfde betekenis. Begrippen uit de AVG (zoals persoonsgegevens, verwerking en inbreuk in verband met persoonsgegevens) hebben de betekenis die de AVG eraan geeft.

1. Onderwerp en duur

Everloop verwerkt persoonsgegevens namens het Salon voor zover dat nodig is om het Platform aan het Salon te leveren onder de Voorwaarden. Deze Overeenkomst geldt zolang Everloop persoonsgegevens namens het Salon verwerkt, en in elk geval voor de duur van het abonnement van het Salon. Verplichtingen die naar hun aard na beëindiging doorlopen, zoals geheimhouding en verwijdering, blijven van kracht.

Deze Overeenkomst is niet van toepassing op persoonsgegevens die Everloop als verwerkingsverantwoordelijke voor eigen doeleinden verwerkt, zoals beschreven in artikel 14.2 van de Voorwaarden en in het Privacybeleid.

2. Aard en doel van de verwerking

De verwerking bestaat uit het opslaan, hosten, ordenen, weergeven, doorgeven, back-uppen en verwijderen van persoonsgegevens, zodat het Salon het Platform kan gebruiken voor:

het beheer van zijn klanten en klantdossiers;
online boeken, afsprakenplanning en herinneringen;
het vastleggen van behandelingen en behandelverslagen;
communicatie met klanten, onder meer via chat;
betalingen en voorschotten, wanneer die worden aangeboden;
en de overige functionaliteit van het Platform die het Salon gebruikt.

3. Categorieën van persoonsgegevens

Afhankelijk van hoe het Salon het Platform gebruikt, kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt:

contact- en identificatiegegevens van klanten, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en adres;
boekingsgegevens, zoals afspraken, gekozen behandelingen, medewerker, historiek, annuleringen, no-shows en notities;
behandelverslagen, met onder meer gebruikte producten, observaties en nazorg;
gezondheidsgegevens die een Salon kan vastleggen, zoals allergieën, huidaandoeningen, gevoeligheden, contra-indicaties en markeringen op een lichaamskaart (bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG);
foto's, zoals voor- en nafoto's van een behandeling;
chatberichten tussen het Salon en zijn klanten;
gegevens over de status van betalingen en voorschotten;
gegevens van de eigen medewerkers van het Salon die het Platform gebruiken, zoals naam, rol, inloggegevens en roosters;
technische gegevens zoals loggegevens met betrekking tot het voorgaande.

Het Salon bepaalt welke gegevens het vastlegt. Het is verantwoordelijk voor een rechtsgrond daarvoor, in het bijzonder voor gezondheidsgegevens, zoals bepaald in artikel 14.1 van de Voorwaarden.

4. Categorieën van betrokkenen

klanten en potentiële klanten van het Salon (Eindklanten);
in voorkomend geval wettelijke vertegenwoordigers van klanten, zoals ouders van minderjarigen;
medewerkers, studenten en andere gebruikers van het Salon;
andere personen van wie het Salon gegevens in het Platform invoert.

5. Verwerking uitsluitend op gedocumenteerde instructies

Everloop verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van het Salon, ook wat betreft doorgiften naar een derde land. De Voorwaarden, deze Overeenkomst en het gebruik en de instellingen van het Platform door het Salon vormen de volledige instructies van het Salon. Verdere instructies worden schriftelijk gegeven en moeten verenigbaar zijn met de functionaliteit van het Platform.

Everloop mag de persoonsgegevens anders alleen verwerken wanneer een op Everloop toepasselijke Unierechtelijke of lidstatelijke bepaling dat verplicht. In dat geval stelt Everloop het Salon vóór de verwerking in kennis van dat wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

Everloop stelt het Salon onmiddellijk in kennis als een instructie naar zijn mening inbreuk maakt op de AVG of op andere gegevensbeschermingswetgeving.

6. Vertrouwelijkheid

Everloop waarborgt dat de personen die gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken, zich tot geheimhouding hebben verbonden of door een passende wettelijke geheimhoudingsplicht zijn gebonden, en dat zij alleen toegang hebben voor zover dat voor hun taken nodig is.

7. Beveiliging van de verwerking

Everloop neemt passende technische en organisatorische maatregelen zoals vereist door artikel 32 AVG, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking, met inbegrip van gezondheidsgegevens. Deze maatregelen omvatten:

hosting van de database en bestandsopslag in de Europese Unie;
versleuteling van gegevens tijdens de overdracht (TLS) en versleuteling in rust door de hostingprovider;
toegangscontrole op databaseniveau (row-level security), zodat een Salon alleen toegang heeft tot zijn eigen gegevens;
rolgebaseerde rechten binnen een Salon, zodat medewerkers alleen zien wat hun rol vereist;
authenticatie van gebruikers en beperking van interne toegang tot wie die nodig heeft;
regelmatige back-ups en de mogelijkheid om gegevens te herstellen;
logging en monitoring, en regelmatige evaluatie van de beveiligingspraktijken.

Everloop mag deze maatregelen in de loop van de tijd aanpassen, op voorwaarde dat het algemene beveiligingsniveau niet daalt. Het Salon is verantwoordelijk voor de beveiliging van zijn eigen accounts, toestellen en wachtwoorden, en voor het toekennen van passende rollen aan zijn medewerkers.

8. Subverwerkers

Het Salon verleent Everloop een algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Op de datum van deze Overeenkomst schakelt Everloop de volgende subverwerkers in:

Supabase voor hosting van de database en bestandsopslag, met gegevens opgeslagen in de Europese Unie (AWS eu-west-1, Ierland).
Amazon Web Services voor de infrastructuur daaronder, met gegevens opgeslagen in de Europese Unie (eu-west-1, Ierland).
Hetzner voor hosting van de applicatieservers van het Platform (de API, sessies en serverlogs), met gegevens opgeslagen in de Europese Unie (Hetzner Online GmbH).
Vercel voor hosting van deze website, de webapplicatie van het Platform en de demo, met hun serverlogs, met gegevens opgeslagen in de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland, fra1).
Cloudflare voor het beveiligd doorsturen van verkeer naar de servers van het Platform en de botcontrole (Turnstile) op het demoaanvraagformulier, met gegevens opgeslagen op het wereldwijde netwerk van Cloudflare (Cloudflare, Inc., Verenigde Staten; doorgiften gedekt door het EU-VS-gegevensprivacykader en standaardcontractbepalingen).
Resend voor het versturen van transactionele e-mails, zoals demolinks en andere dienstgerelateerde berichten, met gegevens opgeslagen in de Europese Unie (eu-west-1, Ierland).
Google Workspace voor het versturen van de dienste-mails van het Platform, zoals boekingsbevestigingen, wachtwoordherstel en uitnodigingen voor medewerkers, met gegevens opgeslagen door Google Ireland Limited, dat ze ook buiten de Europese Unie kan verwerken (doorgiften gedekt door het EU-VS-gegevensprivacykader en standaardcontractbepalingen).
GatewayAPI voor het versturen van de sms-berichten die uw telefoonnummer verifiëren, met gegevens opgeslagen in de Europese Unie (Denemarken).
Mollie voor het verwerken van online betalingen en voorschotten, wanneer die worden aangeboden (voor haar eigen betaaldiensten treedt Mollie op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke, zie hieronder), met gegevens opgeslagen in de Europese Unie (Mollie B.V., Nederland).

Everloop informeert het Salon per e-mail of via het Platform minstens 30 dagen vooraf over een voorgenomen toevoeging of vervanging van een subverwerker, behalve in dringende gevallen waarin beveiliging of continuïteit een snellere wijziging vereist. Het Salon kan binnen die termijn op redelijke gronden die verband houden met gegevensbescherming bezwaar maken. Als de partijen geen oplossing vinden, kan het Salon zijn abonnement opzeggen voordat de wijziging ingaat, zonder opzegvergoeding.

Everloop legt elke subverwerker contractueel dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op als die in deze Overeenkomst, in het bijzonder voldoende garanties voor passende technische en organisatorische maatregelen. Everloop blijft ten aanzien van het Salon volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen van zijn subverwerkers.

Persoonsgegevens worden in beginsel in de Europese Unie verwerkt. Als een subverwerker persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte doorgeeft, zorgt Everloop ervoor dat een passend doorgiftemechanisme volgens hoofdstuk V AVG van toepassing is, zoals een adequaatheidsbesluit of modelcontractbepalingen.

9. Bijstand aan het Salon

Rekening houdend met de aard van de verwerking verleent Everloop het Salon door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bijstand bij het vervullen van zijn plicht om verzoeken te beantwoorden van betrokkenen die hun rechten uitoefenen (inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar). Veel daarvan kan het Salon zelf via het Platform doen, bijvoorbeeld door een klantdossier te bekijken, te verbeteren, te exporteren of te verwijderen.

Als Everloop rechtstreeks een verzoek van een betrokkene ontvangt dat betrekking heeft op de verwerking door het Salon, stuurt Everloop het verzoek zonder onredelijke vertraging door naar het Salon en beantwoordt het dit niet zelf, tenzij het Salon daartoe opdracht geeft.

Everloop verleent het Salon ook bijstand, rekening houdend met de informatie waarover het beschikt, bij het doen nakomen van de verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG, waaronder beveiliging, melding van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit.

10. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

Everloop meldt het Salon een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de persoonsgegevens van het Salon treft zonder onredelijke vertraging nadat het daarvan kennis heeft genomen, en streeft ernaar dat binnen 48 uur te doen. De melding beschrijft, voor zover bekend, de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en gegevensrecords, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. Als niet alle informatie tegelijk beschikbaar is, wordt ze in fasen verstrekt.

Everloop neemt de redelijke maatregelen die nodig zijn om de gevolgen van de inbreuk te beperken. Het Salon beslist als verwerkingsverantwoordelijke of de inbreuk moet worden gemeld aan de toezichthoudende autoriteit en aan betrokkenen.

11. Verwijdering of teruggave bij het einde

Vóór het einde van het abonnement kan het Salon zijn gegevens exporteren met de exportfunctionaliteit van het Platform, zoals bepaald in artikel 22.3 van de Voorwaarden. Na het einde van het abonnement, en na een eventuele overgangsperiode, verwijdert Everloop de persoonsgegevens die namens het Salon worden verwerkt, tenzij opslag ervan door Unierecht of lidstatelijk recht is voorgeschreven. Kopieën in back-ups worden verwijderd wanneer die back-ups in de normale back-upcyclus worden overschreven, en blijven in de tussentijd beveiligd.

12. Informatie en audits

Everloop stelt het Salon alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat artikel 28 AVG wordt nageleefd, en maakt audits, waaronder inspecties, door het Salon of een door het Salon gemachtigde controleur mogelijk en draagt eraan bij.

Een audit wordt minstens 30 dagen vooraf schriftelijk aangevraagd, vindt plaats tijdens de normale kantooruren, is beperkt tot de verwerking onder deze Overeenkomst en wordt uitgevoerd door een controleur die tot geheimhouding is gehouden, op een manier die de werking van Everloop niet onevenredig verstoort en de beveiliging van andere klanten niet in gevaar brengt. Waar mogelijk kan Everloop vragen eerst schriftelijk beantwoorden of bestaande documentatie of certificeringen van zijn subverwerkers verstrekken. Het Salon draagt zijn eigen auditkosten. Audits die door een toezichthoudende autoriteit worden bevolen, zijn altijd toegestaan.

13. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van elke partij onder deze Overeenkomst wordt beheerst door de aansprakelijkheidsbepalingen van de Voorwaarden, waaronder artikel 26, voor zover wettelijk toegestaan en onverminderd de rechten van betrokkenen onder artikel 82 AVG.

14. Rangorde, wijzigingen en toepasselijk recht

In aangelegenheden die betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens namens het Salon, heeft deze Overeenkomst voorrang op de Voorwaarden, zoals bepaald in artikel 34 van de Voorwaarden. Everloop kan deze Overeenkomst op dezelfde manier wijzigen als de Voorwaarden, of wanneer wetswijzigingen of richtsnoeren van toezichthoudende autoriteiten dat vereisen.

Op deze Overeenkomst is het Belgische recht van toepassing. Geschillen worden beslecht overeenkomstig artikel 32 van de Voorwaarden.

15. Contact

Vragen over deze Overeenkomst kunnen worden gericht aan Everloop BV, Hofstraat 22H, 3530 Houthalen-Helchteren, België, of per e-mail aan info@everloop.be.